为了规范基金会各项会议，充分发挥理事会、咨询顾问委员会的作用，特制定基金会会议制度。

一、理事会会议

（一）参加人员和时间

1．出席人员：全体理事；

2．列席人员：全体监事、基金会相关工作人员；

3．主持人：由理事长或理事长委托专人（副理事长或秘书长）主持；

4．理事会每年至少召开2次会议，一般为每季度最后一个月召开。

（二）召开理事会会议需提前5日通知全体理事、监事。理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

（三）会议的主要内容

1．制定、修改基金会章程；

2．选举、罢免理事会理事长、副理事长、秘书长；

3．决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；

4．年度收支预算及决算审定；

5．制定内部管理制度；

6．决定设立办事机构、分支机构、代表机构；

7．决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；

8．听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；

9．决定基金会的分立、合并或终止；

10．决定其他重大事项。

二、咨询顾问委员会会议

（一）参加人员和时间

1．出席人员：咨询顾问委员会成员；

2．咨询顾问委员会会议根据工作需要召开。基金会超过100万元人民币以上的捐赠财产的使用或理事长认定的重大支出，须召开咨询顾问委员会会议；基金会进行资金运作，须召开咨询顾问委员会会议。

（二）会议的主要内容

就重大支出的可行性和必要性等问题提供咨询；就资金运作的政策、法律、风险等问题提供咨询，对资金运作方案提出意见和建议。

三、会议记录纪要

1．会议记录：会议必须有会议记录，会议记录工作由基金会秘书处负责，一般二人记录。记录本设正本、草本。草本为当天会议的记录用，经过整理后形成正本。会议记录除既定事项外，临时动议事项也要记录。正本的每一次会议记录，都要由会议召集和主持人签名。形成决议的，应当当场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名；

2．会议纪要：会议纪要内容要准确，体现会议决议。会议纪要撰写后交秘书长核稿，由理事长签发。会议纪要从开会到发出一般要求在5个工作日内完成，印发与会人员及相关部门领导；

3．存查归档：会议记录本每年要定期交基金会秘书处归档保存。凡印发的会议纪要连同签发底稿及议题相关材料送基金会秘书处立卷归档。

四、本制度由青岛科技大学教育发展基金会秘书处负责解释。

五、本制度由理事会通过后，自青岛科技大学教育发展基金会注册登记之日起执行。