第一条为规范青岛科技大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，特制定本制度。

第二条归档范围：

基金会的规划、工作计划、工作总结、党支部工作总结、统计资料、财务审计、会计档案、捐赠票据、会议记录、会议纪要、通知、决定、规章制度、报告、讲话、发言稿、活动照片、捐赠协议、公益项目管理表格及其他需要存档、具有参考价值的文件资料。

第三条基金会的档案由基金会档案管理员负责专柜保管。档案管理员应确保基金会各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密、使用方便。

第四条档案的收集与整理

（一）基金会的档案管理实行 “年度归档”，每年的1-3月为基金会档案资料的归档期；

（二）档案资料归档期内，由档案管理员向基金会各部门收集应该归档的原始资料，各部门应积极配合并提前做好归档资料的整理和交接准备；

（三）凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档；

（四）档案管理员根据基金会档案资料的特点制定案卷类目，实施统一编号、分类归档。

第五条档案的借阅

（一）基金会的档案属基金会内部资料，除基金会理事、监事和工作人员外，原则上不对外借阅；经理事会研究需要保密的档案，一律不予借阅；

（二）理事、监事、工作人员借阅档案时，须向档案管理员办理借阅登记手续后方可借阅；

（三）档案借阅人须履行以下义务：

1、在借阅期间保管、爱护档案，保持档案的清洁完好，严禁将档案转借他人；

2、注意安全保密，严禁损坏、涂改或擅自翻印、抄录档案内容；

3、按期归还借阅档案；

（四）借阅人一般应在借阅档案之日起五个工作日内归还档案，如确需延长借阅时间，应在借阅期满前到档案管理员处办理手续并报秘书长审批后方可展期，每次借阅仅限办理一次展期手续，展期时限为三个工作日；

（五）借阅人不履行借阅义务的，由基金会理事会按照《青岛科技大学教育发展基金会章程》、《青岛科技大学教育发展基金会人事管理制度》等规定给予批评或处分；造成档案遗失或重大损失的，由基金会理事会根据《基金会管理条例》等依法追究相关责任。

第六条档案的销毁

（一）基金会任何个人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料；

（二）基金会一般档案资料的保存期限为十年，重要档案、保密档案为永久保存；

（三）一般档案资料达到销毁期时，由档案管理员填写《青岛科技大学教育发展基金会档案资料销毁审批表》，经秘书长审核、理事长批准后执行；

（四）需要销毁的档案资料由档案管理员按照相关法律法规和青岛科技大学档案工作的有关规定交由学校机要部门统一销毁。

第七条本制度由基金会秘书处负责解释。

第八条本制度由理事会通过后，自青岛科技大学教育发展基金会注册登记之日起执行。